Полезнее всего читать эту статью, глядя на свое или чужое письмо.

1. Прежде всего сформулируйте для себя цель, которую вы хотите достичь в вашем письме. Те кто сталкивался с письмами, в которых непонятно чего хотел автор, понимают о чем речь. Типичные примеры таких писем: "поток сознания", выражение эмоций, "обо всем", пересылка другого письма без комментариев. Перед отправкой перечитайте свое письмо с учетом его цели и убедитесь, что каждая фраза приближает вас к ней.
2. Если цель письма - действие адресата, напишите явным образом: что именно вы хотите, чтобы он сделал. Не заставляйте его догадываться о чем речь. Не все умеют правильно читать ваши мысли.
3. Пишите о конкретных вещах, а не "вообще".
4. Главную мысль лучше всего привести в конце и выделить, чтобы при повторном взгляде на письмо не было нужды перечитывать для вспоминания сути.
5. Подумайте, что мотивирует адресата открыть и прочесть ваше письмо. Не рассчитывайте на то, что все сразу читают полученные письма.
6. Если вы пишете e-mail и вам важно, чтобы его прочли немедленно, отправьте вместе с ним смс типа: "отправил(а) письмо, посмотри".
7. Относитесь к адресату уважительно, даже если имеет место конфликт интересов. Отношение формируется не просто фразой "С уважением" в подписи, а всем содержанием и стилем письма. Дело не в этикете. Адресат не может угадать ваш настрой и эмоции, т.к. не видит вас и не слышит ваши интонации. Достаточно одного невзвешенного слова или даже восклицательного знака и ваше письмо может быть воспринято в неподходящем для ваших целей эмоциональном тоне.
8. Избегайте формулировок, которые могут быть истолкованы в другом смысле. Один из "законов Мерфи" гласит: Если что-то может быть понято неверно - оно будет понято неверно.
9. Не пишите "кашей". Придайте структуру тому, что вы написали. Для этого подходят абзацы с новой строки, подзаголовки, списки, выделение шрифтом. Структурированную информацию человек лучше воспринимает, понимает и запоминает.
10. Объем старайтесь уложить максимум в 2-3 абзаца, по несколько предложений в каждом. Беспощадно удаляйте лишнее.

Глубже разобраться в этой теме и узнать тонкости, можно здесь.