Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

КАТЕГОРИИ


 

Эффективность

-----------------------

Карьера

-----------------------

Руководителям

-----------------------

  

10 простых советов по деловой переписке

Новогодняя акция. Скидка на обучающие курсы.

10 простых советов по деловой переписке

Опубликовано 11.04.2014

Картинка электронная переписка

Полезнее всего читать эту статью, глядя на свое или чужое письмо.

  1. Прежде всего сформулируйте для себя цель, которую вы хотите достичь в вашем письме. Те кто сталкивался с письмами, в которых непонятно чего хотел автор, понимают о чем речь. Типичные примеры таких писем: "поток сознания", выражение эмоций, "обо всем", пересылка другого письма без комментариев. Перед отправкой перечитайте свое письмо с учетом его цели и убедитесь, что каждая фраза приближает вас к ней.
  2. Если цель письма - действие адресата, напишите явным образом: что именно вы хотите, чтобы он сделал. Не заставляйте его догадываться о чем речь. Не все умеют правильно читать ваши мысли.
  3. Пишите о конкретных вещах, а не "вообще".
  4. Главную мысль лучше всего привести в конце и выделить, чтобы при повторном взгляде на письмо не было нужды перечитывать для вспоминания сути.
  5. Подумайте, что мотивирует адресата открыть и прочесть ваше письмо. Не рассчитывайте на то, что все сразу читают полученные письма.
  6. Если вы пишете e-mail и вам важно, чтобы его прочли немедленно, отправьте вместе с ним смс типа: "отправил(а) письмо, посмотри".
  7. Относитесь к адресату уважительно, даже если имеет место конфликт интересов. Отношение формируется не просто фразой "С уважением" в подписи, а всем содержанием и стилем письма. Дело не в этикете. Адресат не может угадать ваш настрой и эмоции, т.к. не видит вас и не слышит ваши интонации. Достаточно одного невзвешенного слова или даже восклицательного знака и ваше письмо может быть воспринято в неподходящем для ваших целей эмоциональном тоне.
  8. Избегайте формулировок, которые могут быть истолкованы в другом смысле. Один из "законов Мерфи" гласит: Если что-то может быть понято неверно - оно будет понято неверно.
  9. Не пишите "кашей". Придайте структуру тому, что вы написали. Для этого подходят абзацы с новой строки, подзаголовки, списки, выделение шрифтом. Структурированную информацию человек лучше воспринимает, понимает и запоминает.
  10. Объем старайтесь уложить максимум в 2-3 абзаца, по несколько предложений в каждом. Беспощадно удаляйте лишнее.

Глубже разобраться в этой теме и узнать тонкости, можно здесь.